Cofnodi gwybodaeth a GDPR
Mae gwasanaeth Digwyddiadau Bywyd yn gyfle gwych i ddangos cynhesrwydd cariad Duw, ac i groesawu’r rhai na fydden nhw’n croesi rhiniog eglwys fel arall o bosibl. Drwy ystyried eich dull o ddiogelu data'n ofalus, gallwch fanteisio ar y cyfleoedd hyn gan sicrhau diogelwch pawb dan sylw ar yr un pryd.
Mae’r fideo calonogol hwn yn crynhoi’r prif bwyntiau:
I weinyddu gwasanaeth Digwyddiad Bywyd yn briodol, boed yn briodas, angladd neu fedydd plentyn, mae angen i chi gasglu data, ac o safbwynt bugeiliol mae’n gwneud synnwyr i ddefnyddio’r data hwnnw i greu a chynnal perthynas ar ôl y gwasanaeth. Byddwch am wahodd plentyn a fedyddiwyd yn ddiweddar a’i deulu yn ôl i’r eglwys, i’w cefnogi ar eu taith ysbrydol. Efallai yr hoffech gysylltu â chwpl priod ar ben-blwydd eu priodas neu i gynnig cwnsela priodasol. I’r rhai sydd wedi profi angladd dan arweiniad eglwys, boed mewn eglwys neu mewn amlosgfa, efallai yr hoffech anfon cardiau, cynnig cymorth mewn profedigaeth, ac wrth gwrs eu cofio mewn gweddi.
Fydda i’n dal i allu gwneud hyn i gyd gyda GDPR mewn grym?
Byddwch. Os ydych mewn cysylltiad rheolaidd â’r bobl hynny, yna mae hyn wedi’i gynnwys o dan ‘buddiant cyfreithlon’ ac nid oes rhaid cael caniatâd i gadw mewn cysylltiad. Os nad ydych chi mewn cysylltiad rheolaidd, dylech ofyn i’r person/bobl os hoffen nhw gadw mewn cysylltiad. Os ydyn nhw’n dweud yr hoffen nhw, dilynwch hyn drwy ofyn iddyn nhw lenwi ffurflen ‘cadw mewn cysylltiad’. Mae yna enghraifft o ffurflen ar wefan parishresources.org.uk a pheth wmbreth o ganllawiau am GDPR sydd wedi’u cynllunio i gefnogi plwyfi a’u gwaith – http://www.parishresources.org.uk/gdpr/
Rhywbeth syml i’w gofio ynghylch GDPR i eglwysi yw na fydd llawer o’ch gwaith prosesu data yn seiliedig ar ganiatâd, ond ar un o’r buddiannau cyfreithlon a ganiateir ar gyfer rheoli’r gwaith o weinyddu’r plwyf a darparu cymorth bugeiliol i’ch plwyfolion.
Alla i rannu data gyda thrydydd partïon?
Gallwch, gyda chaniatâd, felly er enghraifft, os yw aelod o deulu’n gofyn i chi wneud trefniadau gydag Ymgymerwr Angladdau ar eu rhan, gallwch rannu unrhyw wybodaeth bersonol am y teulu sydd wedi cael profedigaeth gyda’r Ymgymerwr cyn belled â bod y wybodaeth honno’n angenrheidiol ar gyfer darparu’r gwasanaeth angladdol.
Beth am weddïo dros bobl – ydy hynny’n cael ei effeithio?
Mae rhai eglwysi’n ofni na fyddan nhw’n gallu annog pobl i weddïo dros rywun gan roi eu henw. Unwaith eto, y cyd-destun sy’n bwysig. Os mai ar lafar mae hyn yn digwydd yn yr eglwys, mae hyn yn iawn, does dim angen caniatâd. Fodd bynnag, os yw enwau’r bobl a’r rhesymau dros y cais am weddi’n cael eu cofnodi a’u cyhoeddi ar wefan yr eglwys neu mewn cylchlythyr plwyf, byddwch angen caniatâd. Dylai eich synnwyr cyffredin a’ch sensitifrwydd bugeiliol roi syniad da i chi o’r hyn sy’n cael ei ganiatáu mewn gweddi gyhoeddus, ac os oes gennych chi amheuaeth, rhowch wybod i’r teulu neu’r unigolyn yr hoffech chi ehangu’r cylch gweddi, a rhoi cyfle iddynt wrthod.
Ysgrifennwyd yr erthygl hon gyda chymorth caredig cyflenwr meddalwedd gweinyddol eglwysi iknowchurch.co.uk. I gael rhagor o wybodaeth am GDPR gan iknowchurch, ewch i’r wefan bwrpasol: http://www.gdprforchurches.org.uk.